Palveluvaraukset

Palveluvarausten avulla liikuntapaikkasi voi tarjota varattavia palveluita, jotka ovat muutakin kuin pelkkä kenttävaraus. Palvelu on jotain, johon asiakas varaa sekä henkilön että ajan, esimerkiksi yksityisvalmennuksen, tunnin, personal training -session tai mailan tai mailasarjan sovituksen. Jokaisella palvelulla voi olla omat työntekijänsä, saatavuutensa, kestonsa ja hinnoittelunsa, ja asiakkaat voivat varata sen suoraan liikuntapaikkasi sivulta.

Kaikki palveluihin liittyvä löytyy kohdasta Asetukset → Työntekijät ja palvelut, joka jakautuu kolmeen osaan:

• Hallinnoi liikuntapaikan palveluita: määritä tarjoamasi palvelut ja niiden hinnoittelu
• Hallinnoi työntekijöitä: lisää palveluita tarjoavat henkilöt ja aseta heidän saatavuutensa
• Hallinnoi palveluvarauksia: tarkastele, suodata ja luo varauksia

Määritä ensin työntekijät ja palvelut. Palvelu tarvitsee vähintään yhden työntekijän ja yhden vapaan ajan, ennen kuin asiakkaat voivat varata sen.

---

🛠 Palvelun määrittäminen

Avaa Hallinnoi liikuntapaikan palveluita ja aloita ohjattu kaksivaiheinen lomake napsauttamalla Luo palvelu.

Vaihe 1: Tiedot

• Nimi: palvelun nimi, jonka asiakkaat näkevät
• Kuvaus: lyhyt kuvaus, joka näytetään asiakkaillesi Thrilissä
• Urheilulaji: valinnainen; valitse liikuntapaikallesi määritetyistä lajeista
• Työntekijät: valitse kaikki, jotka voivat tarjota tätä palvelua

Vaihe 2: Konfiguraatio

• Vaaditut resurssit: kuinka monta resurssia (esim. kenttää) tämän palvelun varaus varaa. Aseta arvoksi 0, jos palvelu ei tarvitse resurssia.
• Sallitut resurssit: näkyy, kun vähintään yksi resurssi vaaditaan; valitse, mitä resursseja palveluun voidaan käyttää
• Peruutusmääräaika: kuinka lähellä alkamisaikaa asiakkaat voivat vielä peruuttaa. Aseta arvoksi 0, jotta peruutus on mahdollista milloin tahansa ennen alkua.
• Vähimmäisennakkoaika: pienin varaamiseen vaadittava ennakkoaika. Voimassa oleva vähimmäisennakkoaika on palvelun ja siihen liitetyn työntekijän vähimmäisennakkoajoista suurempi.
• Varausikkuna: kuinka pitkälle tulevaisuuteen asiakkaat voivat varata, päivinä
• Saa maksaa suomalaisella urheilu/kulttuuriavustuksella?: näkyy suomalaisille liikuntapaikoille. Rastita tämä, jos palvelun saa maksaa suomalaisella urheilu-/kulttuuriavustuksella. Liikuntapaikan vastuulla on varmistaa, että palvelu on kelpoinen.

Hallitse näkyvyyttä Merkitse aktiiviseksi -valintaruudulla. Ei-aktiiviset palvelut ovat piilossa asiakkailta eikä niitä voi varata, mikä on hyödyllistä, kun viimeistelet palvelun määrittämistä.

Lisäasetukset sisältää yhden lisävalinnan:

• Varaukset alkavat vain tasatunnein: Thril tarjoaa normaalisti aloitusaikoja 30 minuutin välein, tai 15 minuutin välein esimerkiksi 45 ja 75 minuutin kestoille. Kun tämä on käytössä, asiakkaat voivat valita vain aikoja kuten 10:00 ja 11:00. Käytä tätä, kun seuraavan asiakkaan saapuminen ei saa keskeyttää käynnissä olevaa palvelua.

  Käyttöönotto voi piilottaa osan työntekijän työajasta. Jos työaika alkaa klo 07:30, ensimmäinen varattava aika on klo 08:00, koska 07:30 ei ole enää kelvollinen aloitusaika. Peruutuksen jättämä aukko toimii samoin. Klo 10:20 alkava vapaa puoli tuntia ei tarjoa yhtään aikaa.

Kestot ja hinnat

Kun olet luonut palvelun, avaa se ja lisää yksi tai useampi kesto (esimerkiksi 30 minuutin ja 60 minuutin vaihtoehto). Kullekin kestolle asetetaan pituus minuutteina ja hinta muodostetaan yhdestä tai useammasta rivistä, joista kullakin on tyyppi (Palvelu, Resurssi tai Muu), arvonlisäverollinen hinta ja verokanta. Asiakkaat valitsevat aktiivisista kestoista varatessaan.

Aikaperusteinen hinnoittelu ja saatavuus

Avaa palvelun Kestot ja hinnat -välilehti ja laajenna Aikaperusteinen hinnoittelu ja saatavuus, kun haluat veloittaa eri hintoja tai rajoittaa saatavuutta varauksen alkamisajan perusteella. Ilman sääntöä käytetään kestojen oletushintoja.

Sääntöjä on kahta lajia:

• Viikkosäännöt — valitse Lisää viikkosääntö, kun sääntö toistuu joka viikko. Anna sille nimi, Viikonpäivät, joita se koskee, sekä päivittäinen Aikaväli. Päättymisaika 00:00 tarkoittaa vuorokauden loppuun asti.
• Kausi- ja päivämääräpoikkeukset — valitse Lisää päivämääräpoikkeus, kun sääntö koskee tiettyä ajanjaksoa. Anna sille nimi sekä Voimassa alkaen- ja Voimassa asti -päivät. Viikonpäivät ja aikaväli ovat tässä valinnaisia: jätä ne tyhjiksi, jolloin poikkeus koskee ajanjakson jokaista päivää ja kellonaikaa.

Jokaisessa säännössä Kestojen hinnoittelu -taulukko määrittää, mitä kullekin kestolle tapahtuu säännön aikana:

• Oletus — kesto säilyttää oletushintansa
• Mukautettu hinta — kesto myydään syöttämälläsi hinnalla
• Ei tarjolla — kestoa ei voi varata

Kytke sen sijaan päälle Sulje palvelu, kun mitään palvelun kestoa ei voi varata säännön aikana.

Päivämääräpoikkeukset ohittavat viikkosäännöt, jotka ohittavat kestojen oletushinnat. Kun kaksi päivämääräpoikkeusta menee päällekkäin, lyhyempi ajanjakso voittaa. Vain varauksen alkamisaika ratkaisee: säännön aikavälillä alkava varaus säilyttää säännön hinnan, vaikka se päättyisi aikavälin ulkopuolella.

Esikatsele päivän hintoja näyttää tarkat hinnat ja saatavuuden, jotka asiakkaat saavat valittuna päivänä. Kukin rivi nimeää hinnan tuottaneen säännön tai Oletushinta, kun mikään sääntö ei päde.

Muokkaa tai poista sääntö napsauttamalla sitä listassa. Säännön poistaminen ei muuta olemassa olevia varauksia — varatut ajat säilyttävät varaushetken hinnan.

Säännöt vaikuttavat kaikkialla, missä palvelua myydään:

• Asiakkaat näkevät jokaisen ajan hinnan, ja jokaisessa kestossa näkyy alkaen-hinta.
• Ajat, joina kestoa ei tarjota tai palvelu on suljettu, eivät näy asiakkaille.
• Kohdassa Uusi palveluvaraus säännön estämä aika merkitään varoituksella, ja liikuntapaikan henkilökunta voi silti luoda varauksen.

---

👤 Työntekijöiden lisääminen

Avaa Hallinnoi työntekijöitä ja lisää palveluita tarjoava henkilö valitsemalla Luo työntekijä. Työntekijällä on nimi, lyhyt asiakkaille näytettävä kuvaus sekä profiilikuva. Voit asettaa työntekijälle myös omat oletukset, jotka hienosäätävät palvelun asetuksia:

• Vähimmäisennakkoaika: pienin ennakkoaika tämän työntekijän varauksille
• Peruutusmääräaika: korvaa palvelun peruutusmääräajan, kun se on tiukempi; jätä tyhjäksi käyttääksesi palvelun asetusta

Ilmoitukset

Jokaisella työntekijällä voi olla omat varausilmoituksensa. Lisää sähköpostiosoitteet, joiden tulee saada ilmoitukset, ja valitse sitten, ilmoitetaanko vahvistetuista varauksista ja peruutetuista varauksista.

Saatavuuden asettaminen

Työntekijän voi varata vain niinä aikoina, joina teet hänet saatavaksi. Työntekijän näkymästä voit hallita:

• Saatavuusaikatauluja: toistuvia saatavuusjaksoja. Aikataulu koskee yhtä tai useampaa liikuntapaikkaa, ajanjaksoa, valittuja viikonpäiviä ja päivittäistä aikaväliä.
• Saatavuusblokkereita: kertaluonteisia tai toistuvia estoja, jotka merkitsevät työntekijän varatuksi tietyksi ajaksi, esimerkiksi loman ajaksi.

Kalenterisyöte

Kalenterisyöte-välilehdeltä saat työntekijälle linkin, jonka hän voi tilata omaan kalenterisovellukseensa. Syöte sisältää hänen pitämänsä tunnit ja vahvistetut palveluvaraukset 30 päivää taaksepäin ja siitä eteenpäin.

Luo linkki valitsemalla Luo kalenterilinkki. Sen jälkeen voit:

• valita Kopioi linkki ja lähettää sen työntekijälle
• valita Lisää Appleen tai Outlookiin tai Lisää Google-kalenteriin ja tilata syötteen heti
• valita Nollaa linkki ja ottaa käyttöön uuden linkin. Nollaaminen estää nykyisiä tilauksia päivittymästä.

Linkki on yksilöllinen tälle työntekijälle, joten jaa se vain hänelle. Google-kalenterin ja vastaavien sovellusten päivittyminen voi kestää useita tunteja — joskus jopa vuorokauden — ennen kuin uudet tai muuttuneet varaukset näkyvät.

---

📅 Päivittäinen toiminta: työntekijän kalenteri

Työntekijän kalenteri on paras paikka pyörittää palveluvarauksia päivittäin. Se kokoaa saatavuuden, blokkerit ja olemassa olevat varaukset yhteen näkymään, joten näet yhdellä silmäyksellä, milloin kukin työntekijä on vapaana ja mitä on jo varattu.

Kalenterista voit valita ajan suoraan luodaksesi uuden varauksen tai lisätäksesi blokkerin kyseiselle työntekijälle, mikä tekee siitä nopeimman tavan hoitaa walk-in-asiakkaita, aikataulumuutoksia ja kertaluonteisia poissaoloja.

Saatavuuden ulkopuoliset tunnit näkyvät sävytettyinä. Jos yritykselläsi on useampi kuin yksi toimipiste, jokainen saatavuusaikataulu piirtää kalenterin taustalle myös vaalean palkin, jossa lukee sen kattamat toimipisteet — ensimmäiset toimipisteiden nimet ja loppujen lukumäärä tai Kaikki toimipisteet, kun aikataulu kattaa koko yrityksen. Samaan aikaan voimassa olevat aikataulut näkyvät rinnakkain, joten näet, milloin työntekijä on saatavilla kahdessa toimipisteessä yhtä aikaa. Palkit ovat vain tiedoksi: ajan valitseminen sekä varausten siirtäminen ja koon muuttaminen toimivat niiden päällä.

---

🗂 Palveluvarausten hallinta

Avaa Hallinnoi palveluvarauksia nähdäksesi kaikki liikuntapaikkasi varaukset yhdessä listassa. Voit suodattaa ja järjestää sitä löytääksesi tarvitsemasi, ja avata minkä tahansa varauksen nähdäksesi sen täydet tiedot, hinnoittelun erittelyn ja muutoshistorian. Jokaisella varauksella on tila (kuten vahvistettu tai peruttu) sekä erillinen maksun tila, joten näet yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa se on.

Varauksen integraatiot

Varauksen näkymässä on Integraatiot-välilehti, joka listaa kaikki varaukseen liitetyt integraatiot järjestelmätyyppeineen, pääsykoodeineen ja tiloineen. Listalla pysyvät myös niiden varausten integraatiot, jotka korvattiin, kun palveluvaraus siirrettiin toiseen aikaan.

Varauksen luominen manuaalisesti

Luo varaus itse valitsemalla Uusi palveluvaraus. Valitse palvelu, kesto, työntekijä ja asiakas, ja valitse sitten varaustyyppi:

• Yksittäinen: valitse päivä ja aika kertaluonteiselle varaukselle
• Toistuva: aseta alkamis- ja päättymispäivä, toistumistiheys sekä viikoittaiset ajat. Esikatselu listaa kaikki luotavat varaukset ja merkitsee mahdolliset saatavuusristiriidat ennen vahvistamista.

Jätä Lähetä vahvistusilmoitus asiakkaalle rastitettuna, jotta asiakas saa tiedon varauksesta.

---

🛒 Asiakkaan näkymä

Asiakkaat varaavat palveluita liikuntapaikkasi sivun Palvelut-välilehdeltä. Kulku ohjaa heidät valitsemaan palvelun, keston, työntekijän ja vapaan ajan. Varaamisen jälkeen palvelu näkyy heidän toimintosyötteessään muiden varausten ohella, missä he voivat maksaa mahdollisen avoimen summan tai peruuttaa sallitun ajan kuluessa.

Asiakas, jolla on voimassa oleva varausesto, ei voi varata palvelua, eikä henkilökuntakaan voi luoda hänelle palveluvarausta. Katso Asiakkaat ja asiakaslistat.

---

🚀 Näin aloitat palveluiden myynnin — 5 vaihetta

Vaihe 1: Luo työntekijä ja aseta saatavuus

Siirry kohtaan Asetukset → Työntekijät ja palvelut → Hallinnoi työntekijöitä ja valitse Luo työntekijä. Täytä nimi, kuvaus ja profiilikuva. Avaa sen jälkeen työntekijä ja lisää saatavuusaikataulut määrittääksesi, milloin hänet voidaan varata. Ilman saatavuutta asiakkailla ei näy yhtään vapaata aikaa.

Vaihe 2: Luo palvelu

Siirry kohtaan Hallinnoi liikuntapaikan palveluita ja valitse Luo palvelu. Anna palvelulle nimi, kuvaus ja liitä siihen palvelua tarjoavat työntekijät. Määritysvaiheessa aseta resurssien tarve, peruutusmääräaika, vähimmäisennakkoaika ja varausikkuna. Jätä palvelu ei-aktiiviseksi, kunnes se on täysin valmis.

Vaihe 3: Määritä hinnoittelu

Avaa juuri luotu palvelu ja lisää yksi tai useampi kesto (esimerkiksi 30 min ja 60 min). Muodosta jokaiselle kestolle hinta yhdestä tai useammasta rivistä — aseta tyyppi (Palvelu, Resurssi tai Muu), arvonlisäverollinen hinta ja verokanta. Asiakkaat valitsevat aktiivisista kestoista varatessaan. Kun haluat hinnoitella esimerkiksi aamut ja parhaat ajat eri tavalla tai sulkea palvelun kaudeksi, lisää sääntöjä kohdassa Aikaperusteinen hinnoittelu ja saatavuus.

Vaihe 4: Varaa palvelu manuaalisesti

Siirry kohtaan Hallinnoi palveluvarauksia ja valitse Uusi palveluvaraus. Valitse palvelu, kesto, työntekijä ja asiakas. Valitse yksittäinen tai toistuva varaus, valitse aika ja vahvista. Voit lähettää asiakkaalle vahvistusilmoituksen suoraan varauslomakkeelta.

Vaihe 5: Hyödynnä työntekijän kalenteria

Avaa työntekijän kalenteri saadaksesi kokonaisnäkymän saatavuudesta, blokkereista ja olemassa olevista varauksista. Valitse mikä tahansa vapaa aika suoraan luodaksesi varauksen tai lisätäksesi blokkerin. Tämä on nopein tapa hoitaa walk-in-asiakkaat ja aikataulumuutokset.

---

✅ Hyvät käytännöt

• Määritä työntekijät ja heidän saatavuutensa ennen palvelun julkaisua
• Pidä palvelu ei-aktiivisena, kunnes se on täysin määritetty
• Käytä selkeitä palvelujen nimiä ja kuvauksia, jotta asiakkaat tietävät, mitä he varaavat
• Hyödynnä työntekijän kalenteria päivittäisessä aikatauluttamisessa ja nopeissa muutoksissa