Tapahtumat

Thrilin tapahtumat-osio mahdollistaa yrityksen ylläpitäjien luoda, hallita ja seurata sekä toistuvia että kertaluonteisia tapahtumia, joita järjestetään urheilupaikassa. Näitä voivat olla turnaukset, yhteisötapahtumat, sosiaaliset tilaisuudet ja paljon muuta. Kaikki tapahtuman osa-alueet, lajista osallistujarajoihin ja hinnoitteluun, voidaan määrittää luomisen yhteydessä.

---

📋 Tapahtumien yleiskuva

Tapahtumat-sivulla näkyy lista kaikista luoduista tapahtumista sekä keskeiset tiedot:

• Tapahtuman nimi ja laji
• Tila (Julkaistu / Peruttu / Luonnos)
• Päivämäärä ja kellonaika
• Ilmoittautumisjakso
• Vahvistettujen osallistujien määrä
• Näkyvyys (Julkinen, Piilotettu tai Yksityinen)

Ylläpitäjät voivat suodattaa tapahtumia tai klikata tapahtumaa tarkastellakseen sen yksityiskohtia ja hallitakseen asetuksia.

---

👁 Tapahtuman yksityiskohtainen näkymä

Klikkaamalla tapahtumaa avautuu tarkempi näkymä, jossa näkyy:

• Tapahtuman tyyppi (Normaali, Sosiaalinen tai Tunti)
• Sijainti ja laji
• Hinta per osallistuja
• Tapahtuman aikataulu
• Ilmoittautumisen deadlinet ja muistutukset
• Kuvaus ja osallistumisasetukset
• Alennukset (jos käytössä)
• Metatiedot (luoja, luontiaika, päivityslokit, tapahtumatunnus)

Ylläpitäjät voivat myös:

• Muokata tapahtumaa
• Kopioida tapahtuman
• Peruuttaa tapahtuman
• Ladata tapahtuman osallistujalistan CSV-tiedostona, josta näkyy myös osallistujien yhteystiedot

---

➕ Uuden tapahtuman luominen

Klikkaa "Luo tapahtuma", jolloin avautuu kolmivaiheinen luontiprosessi:

1. Aika ja sijainti
2. Perustiedot
3. Osallistujat

---

⏱ Vaihe 1: Aika ja sijainti

• Tapahtuman tyyppi:
  • Normaali: tavallinen tapahtuma. Lajityyppi ja resurssit ovat molemmat valinnaisia. Jos käytössä on resurssikohtaiset osallistujarajat, resurssien valinta on pakollista.
  • Sosiaalinen: ei vaadi lajia tai resurssia. Sopii kokoontumisiin tai muihin ei-urheilullisiin tapahtumiin.
  • Tunti: toistuviin tuntiformaatteihin (esim. ryhmäliikuntatunnit). Toimii samoin kuin Normaali.
• Lajityyppi: valinnainen kaikille tapahtumatyypeille. Auttaa asiakkaita löytämään tapahtumat lajin mukaan.
• Resurssit: valinnainen monivalinta Normaali- ja Tunti-tapahtumille. Pakollinen vain resurssikohtaisia osallistujarajoja käytettäessä.
• Linkki ulkoiseen urheilupaikkaan (valinnainen): jos tapahtuma järjestetään toisella urheilupaikalla, valitse se tässä. Tapahtuma näkyy molempien urheilupaikkojen listauksissa.
• Tapahtumapaikka: vapaa tekstikenttä fyysistä osoitetta tai paikkaa varten (esim. "Kauppatori, Turku").
• Sijainti kartalla (valinnainen): tarkempien koordinaattien asettaminen tapahtumapaikan sijainnille.
• Aikataulu: määritä aloitus- ja lopetuspäivä sekä kellonajat.
• Toistuvuus (vain luomisvaiheessa): valitse Vain kerran tai Toistuva tapahtuma. Toistuvalle tapahtumalle aseta tiheys (esim. joka N viikko tai kuukausi) ja toistojen lukumäärä.
• Ilmoittautuminen: aseta ilmoittautumisen aukioloaika avautumis- ja päättymisajan avulla käyttäen esiasetettujen vaihtoehtojen pudotusvalikkoa (esim. "Heti", "1 viikko ennen") tai mukautettua päivämäärää.
• Näytä tapahtuma ennen ilmoittautumisen alkua: jos käytössä, tapahtuma näkyy käyttäjille jo ennen ilmoittautumisajan alkua, jotta he voivat ennakoida ja valmistautua siihen.

---

✏️ Vaihe 2: Perustiedot

• Tapahtuman nimi ja kuvaus
• Tapahtuman ohjaaja (valinnainen): lisää ohjaaja, jonka nimi ja tiedot näkyvät tapahtumasivulla.
• Tapahtumakategoriat (valinnainen): merkitse tapahtuma kategorioilla (esim. "Jooga", "Kahvakuula", "Vain jäsenille"), jotta käyttäjät löytävät sen helpommin.
• Osallistujien määrä:
  • Rajoittamaton: ei ylä- tai alarajaa (valinnainen minimi on mahdollista asettaa).
  • Rajoitettu: valitse yksi kahdesta tilasta:
    • Yleinen minimiosallistujamäärä: yksittäinen minimi koko tapahtumalle.
    • Osallistujien vähimmäismäärä per resurssi: resurssikohtaiset minimi- ja maksimirajat. Resursseja voi lisätä jälkikäteen, mutta niitä ei voi poistaa tapahtuman luomisen jälkeen.
  • Huom: jos minimiosallistujamäärää ei täytetä, tapahtuma perutaan automaattisesti.
• Jonottaminen: salli varasijat. Jos paikka vapautuu, jonon ensimmäinen osallistuja siirretään automaattisesti mukaan ja hän saa ilmoituksen.
• Tapahtuman hinta per osallistuja: syötä bruttohinta ja ALV-prosentti.
  • Oikeus maksaa suomalaisilla liikuntaeduilla (vain Suomi): valitse, voiko osallistumisen maksaa suomalaisilla liikunta- tai kulttuurieduilla.
• Alennukset: valitse käytettävät alennusryhmät tai jäsenyydet.
• Sarjakortit: salli sarjakortinhaltijoiden käyttää korttiaan tapahtumaan ilmoittautumiseen.

---

👥 Vaihe 3: Osallistujat

• Tapahtuman näkyvyys: hallitse, kuka löytää ja pääsee tapahtumaan:
  • Julkinen: näkyy kaikille käyttäjille urheilupaikkasi Thril-profiilissa ja jakolinkin kautta.
  • Piilotettu: ei näy urheilupaikkasi profiilissa, mutta kuka tahansa jakolinkin omaava käyttäjä pääsee tapahtumaan (myös kutsumattomia osallistujia).
  • Yksityinen: ei näy profiilissa eikä jakolinkki anna pääsyä. Vain kutsutut osallistujat voivat päästä tapahtumaan.
• Osallistujien näkyvyys: hallitse, näkyvätkö osallistujatiedot muille käyttäjille:
  • Näkyvä: osallistujien nimet, profiilikuvat ja käyttäjätunnukset näkyvät muille käyttäjille.
  • Piilotettu: osallistujatiedot piilotetaan muilta käyttäjiltä; osallistujat anonymisoidaan myös tapahtuman chatissa.
• Kutsu osallistujia (saatavilla luomisen ja luonnosten muokkaamisen yhteydessä): hae ja lisää olemassa olevia Thril-asiakkaita suoraan.
• Muistutusilmoitus: ajasta push-ilmoitus osallistujille ennen tapahtuman alkua (esim. 1 tunti, 1 päivä, 2 päivää ennen tai mukautettu päivämäärä/aika).
• Kansikuva: lataa promokuva, joka näkyy julkisissa tapahtumaluetteloissa.
• Sisäiset muistiinpanot: lisää henkilökunnan sisäisiä muistiinpanoja. Ei näy asiakkaille.

Klikkaa "Luo tapahtuma" julkaistaksesi tai tallentaaksesi luonnoksena.

---

⚙️ Tapahtuma-asetukset

Liikuntapaikan tapahtumakohtaiset asetukset löytyvät kohdasta Asetukset > Tapahtumat. Nämä asetukset koskevat kaikkia liikuntapaikan tapahtumia.

Erottele tunnit tapahtumista

Kun tämä on käytössä, tunnit näytetään erillisessä "Tunnit"-välilehdessä mobiili- ja verkkosovelluksessa, kun taas tavalliset tapahtumat pysyvät "Tapahtumat"-välilehdellä. Hyödyllinen asetus, jos liikuntapaikallasi järjestetään säännöllisiä ryhmäliikuntatunteja tai muita ohjattuja ryhmiä yksittäisten tapahtumien ohella.

Salli tapahtuman maksut ennen vahvistumista

Kun tämä on käytössä, asiakkaat voivat maksaa tapahtumaan osallistumisensa ennen kuin tapahtuma on vahvistettu. Asiakkaita ei pakoteta maksamaan heti. Asetus ainoastaan mahdollistaa välittömän maksun heti ilmoittautumisen jälkeen, jos asiakas haluaa.

Osallistuminen edellyttää maksua

Kun tämä on käytössä, osallistuminen vahvistetaan vasta onnistuneen maksun jälkeen. Sen sijaan, että asiakas liittyisi tapahtumaan maksutta ja maksaisi myöhemmin, hänen on suoritettava maksu heti paikan varmistamiseksi.

Keskeiset toiminnot:

• Jos asiakas maksaa, mutta paikkoja ei ole saatavilla maksun käsittelyn hetkellä, koko summa palautetaan automaattisesti ja asiakkaalle lähetetään ilmoitus.
• Jos tapahtumassa on jonotuslista käytössä, maksua ei vaadita jonoon liittymiseen, eikä asetus vaikuta käyttäjien automaattiseen siirtymiseen jonosta tapahtumaan, kun paikka vapautuu.
• Asetus koskee vain maksullisia tapahtumia.

---

✅ Parhaat käytännöt

• Lisää aina selkeä nimi ja kuvaus tapahtumalle
• Hyödynnä ilmoittautumisen päättymisajankohtia hallitaksesi viime hetken ilmoittautumisia
• Aseta muistutukset riittävän aikaisin osallistumisen varmistamiseksi
• Käytä näkyvyysasetuksia hallitaksesi, kuka löytää ja voi liittyä tapahtumaan
• Kilpailullisissa tapahtumissa aseta osallistujarajat ja salli jonotuslista
• Käytä "Osallistuminen edellyttää maksua" -asetusta kysytyissä tapahtumissa, joissa haluat minimoida poisjäännit ja varmistaa, että vain sitoutuneet, maksaneet osallistujat varaavat paikkoja